Assistenza SW e personalizzazioni  Global Document System  5

  

Global Document System consente alla vostra Organizzazione di:

  • convertire i documenti prodotti dal vostro sistema informativo in documenti informatici con valore legale e fiscale
  • emettere, trasmettere e conservare autonomamente fatture elettroniche alla PA
  • conservare i documenti in modalità elettronica, mantenendone nel tempo la validità legale e fiscale
  • spedirli automaticamente ai destinatari, nel modo che desiderate:
    • in forma elettronica a costo zero, tramite PEC, e-mail o Web (pubblicandoli in un'area riservata del sito e rendendoli disponibili ai destinatari con avviso tramite e-mail e/o SMS)
    • su carta, tramite Postel o Koinè
    • tramite fax (utilizzando il fax server incluso nel prodotto)
  • archiviare qualsiasi tipo di documento, cartaceo o elettronico
  • acquisire e integrare nel nuovo archivio informatizzato i documenti cartacei prodotti internamente o ricevuti da terze parti, trasformandoli in documenti informatici a norma di legge e conservandone il valore nel tempo
  • gestire i più diffusi sistemi di codifica a barre (“barcode”) per l'indicizzazione automatica dei documenti negli archivi elettronici
  • definire e gestire procedure e flussi di Workflow
  • gestire gli archivi aziendali in modo efficiente e sicuro sui più diffusi database, quali Oracle, MS SQL Server e Firebird
  • definire i diritti di accesso degli utenti agli archivi, limitandoli ai documenti di loro competenza
  • organizzare i documenti archiviati in modo autonomo, comodo, flessibile ed efficiente, grazie alla possibilità di definire a piacere dei “contenitori logici” dei documenti (i “volumi virtuali”), a cui associare i documenti (o loro sottoinsiemi) contenuti in uno o più volumi fisici dell'archivio; i “volumi virtuali” possono essere organizzati e riorganizzati più volte, successivamente, in qualsiasi momento, secondo le necessità di archiviazione, di lavoro, di gestione, di visualizzazione dei documenti da parte di ciascun utente, a prescindere dalla struttura fisica degli archivi precedentemente definita; ciascun utente disporrà quindi della propria “vista personalizzata” sugli archivi
  • accedere agli archivi tramite rete locale, Internet o Intranet, per tutte le operazioni da voi autorizzate (consultazione, stampa, inoltro via e-mail, PEC o fax, archiviazione)
  • visualizzare i documenti archiviati direttamente dalle vostre applicazioni software (per le piattaforme più diffuse quali, a titolo di esempio, SAP, JD Edwards, AS400, BAAN, etc.)
  • consentire ai vostri clienti di consultare i documenti di loro pertinenza tramite un apposito portale Web, con servizio di avviso, tramite e-mail o SMS, di avvenuta pubblicazione di nuovi documenti
  • comporre, inviare e monitorare i messaggi PEC uscenti e le loro notifiche correlate, aggiornando dinamicamente lo stato dei documenti archiviati
  • archiviare i messaggi PEC entranti e le notifiche correlate
  • inviare fax da qualsiasi personal computer aziendale autorizzato e da qualsiasi applicazione abilitata alla stampa in ambiente Windows
  • ricevere automaticamente i fax e inoltrarli via e-mail ai destinatari
  • archiviare automaticamente le e-mail e i fax entranti e uscenti
  • eliminare fax e fotocopiatori

 

Global Document System, archiviazione, workflow, assistenza

 

2. Applicazioni

  • Emissione, archiviazione e conservazione in forma elettronica dei documenti, in conformità alle norme civilistiche e fiscali
  • Emissione, trasmissione, archiviazione e conservazione delle fatture elettronica alla PA, in conformità alle vigenti normative
  • Spedizione automatica di:
    • raccomandate
    • fatture, solleciti di pagamento, ordini, conferme d'ordine, cedolini paga
    • proposte e conferme contrattuali
    • lettere circolari
    • disposizioni di bonifico, ricevute bancarie
    • bollettini di conto corrente postale
  • Spedizione elettronica automatica, o pubblicazione su portale Web, delle copie dei documenti destinate agli agenti
  • Definizione e gestione organizzata di procedure aziendali (“Workflow”) e cicli autorizzativi di qualsiasi genere, quali ad esempio:
    • autorizzazione al pagamento delle fatture passive
    • autorizzazione al pagamento delle note spese / fogli viaggio
    • autorizzazione emissione ordini ai fornitori
  • Emissione e conservazione in formato elettronico con valore legale e fiscale di scritture contabili, quali:
    • libro giornale, mastri, registri IVA, corrispettivi
    • libro giornale di magazzino, cespiti, …
  • Estrazione dei fascicoli dei documenti (clienti o fornitori) destinati all'ufficio legale per il recupero dei crediti e la gestione dei contenziosi
  • Conservazione elettronica dei documenti, conservazione sostitutiva della carta
  • Conservazione del valore legale, civilistico e fiscale dei documenti informatici
  • Gestione degli archivi dei documenti con accesso agli stessi tramite Internet (con qualsiasi browser), Intranet e rete locale
  • Automazione dei fax spediti e ricevuti, con inoltro via e-mail e archiviazione elettronica automatica

 

3. Vantaggi di Global Document System

Global Document System offre importanti vantaggi, che si possono sintetizzare in:

  • forte riduzione dei costi
  • risparmio di tempo
  • recupero di personale ad attività produttive
  • risparmio di spazio
  • migliore organizzazione
  • maggiore efficienza
  • migliore immagine aziendale (più moderna, efficiente e rispettosa dell'ambiente grazie alla riduzione del consumo di carta e delle emissioni inquinanti per il suo trasporto)

Alcuni esempi:

  • eliminazione dei costi (e dei tempi) di produzione, di archiviazione e di recapito dei documenti, da qualche Euro per ciascun documento (fatture, solleciti, raccomandate), ad alcune decine di Euro (contratti, fascicoli cliente/fornitore per l'ufficio legale) fino a centinaia di Euro o più a documento (libro giornale, libro inventari)
  • eliminazione dei costi e degli spazi fisici occupati dagli archivi dei documenti cartacei
  • reperibilità in pochi istanti dei documenti e delle informazioni in essi contenute, con la conseguente possibilità di fornire risposte rapide ai clienti, al personale e al management e di migliorare i servizi di “helpdesk”
  • risparmio di tempo del personale amministrativo
  • risparmio di tempo del personale addetto alle vendite
  • recapito immediato e a costo zero delle offerte ai clienti e delle conferme ai fornitori, con conseguente accelerazione dei processi produttivi e finanziari dell'azienda
  • utilizzando la PEC (Posta Elettronica Certificata) per il recapito dei documenti si ottiene, in aggiunta all'azzeramento dei costi e all'immediatezza della consegna ai destinatari, anche la certezza e la non ripudiabilità del recapito
  • sempre grazie alla PEC, maggiore efficacia dei solleciti di primo e secondo livello, precedenti le raccomandate; quindi accelerazione dei tempi di incasso dei crediti (miglioramento dei flussi finanziari)
  • processi aziendali più veloci, migliore organizzazione, minore rischio di errori, tempi di sviluppo delle procedure documentali più rapidi, grazie alle funzioni di Workflow

 

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